Assistant(e) du Directeur Général des Services | Bourg-Achard

Communauté de Communes Roumois Seine •Rémunération selon profil

FPT : Fonctionnaire ou voie contractuelle Bourg-Achard Secrétariat / Assistanat

Publiée il y a 26 jours

Vous êtes chargé(e) d’apporter au Directeur Général des Services un appui permanent et proactif dans l’organisation de ses activités professionnelles et d’assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers.

Vos missions seront les suivantes :

Intervenir en support de l’activité du DGS :
Assister le Directeur Général des Services en contribuant à l’amélioration de l’organisation et de ses actions ;
Aider à la décision en effectuant un travail d’analyse de propositions et de contrôle pour préparer et suivre la mise en œuvre des décisions prises et en assurer la tenue.

Faciliter la réalisation quotidienne de l’activité en intervenant sur des aspects logistiques :
Organiser et planifier l’agenda du DGS en lien avec les services de la communauté de communes, les partenaires, les usagers et les différentes institutions ;
Favoriser la coordination des services : gestions des agendas, suivi des parapheurs, des courriers ;
Assurer un relais en matière d’information et de communication en interne et en externe : rechercher, produire, organiser et diffuser l’information utile à la réalisation des missions du Directeur et assurer un rôle d’interface avec l’environnement de travail ;
Aider à la gestion de dossiers opérationnels dans le cadre d’activités déléguées : gestion administrative, gestion des ressources, organisation interne.
Participer à la préparation des réunions, des instances et d’autres évènements.

Garantir la qualité du secrétariat de la Direction Générale :

Organiser et suivre l’assistanat administratif de la direction (accueil téléphonique, rédaction de courriers, notes, préparation de dossiers, prise de notes, production de comptes rendus, veille sur le suivi des demandes, dossiers, classement, archivage)

Préparer et suivre la contractualisation :
Être le relais de la Direction Générale dans la préparation et le suivi de la contractualisation ;
Assurer la coordination avec les maîtres d’ouvrages ;
Assurer le lien avec les différents interlocuteurs : État, Région et Département.

Recrutement sur les grades :
Adjoint administratif
Adjoint administratif principal de 2ème classe
Rédacteur

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais

SAVOIR SOCIOPROFESSIONNELS

Compétences :

Connaître l’environnement administratif et organisationnel d’une communauté de communes
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
Connaître le cadre réglementaire et les procédures d’archivage des documents
Capacité à organiser et à gérer des événements en totale autonomie
Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités
Savoir utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel)
Savoir utiliser les fonctionnalités de outils de communication (internet, outlook..)
Maîtriser les outils de visio-conférence (Teams…)
Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports…)

Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et autres outils de suivi
*la connaissance du logiciel Zeendoc serait un plus

Profil :

Avoir le sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté…)
Sens de la confidentialité et de la discrétion
Capacité d’autonomie et de rigueur dans l’organisation du travail
Capacité d’initiative et de proactivité
Savoir travailler en équipe
Savoir gérer les urgences

SPECIFICITE DU POSTE

Disponibilité : passer d’une priorité à l’autre, adapter ponctuellement ses horaires aux urgences, s’adapter aux contraintes (conseil communautaire…)
Permis : B obligatoire

CONDITIONS D’EXERCICE

Lieu d’affectation : Bourg-Achard
Poste permanent à temps complet (37,5h/s)
Rémunération indiciaire, régime indemnitaire, participation à la protection sociale complémentaire (sous conditions), adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS)
Titulaire – Contractuel (3 ans – renouvelable)

Merci d’adresser votre candidature à l’attention de Monsieur le Président, Communauté de Communes Roumois Seine, 666 rue Adolphe Coquelin, 27310 Bourg Achard ou par mail : emploi@roumoiseine.fr
Demande de renseignement à emploi@roumoiseine.fr

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